AVEPA, Asociación de Veterinarios Españoles Especialistas en Pequeños Animales, celebrará del 23 al 25 de octubre de 2025 el “Congreso Nacional de AVEPA-SEVC 2025” en las instalaciones del Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla.
A tal efecto define los siguientes términos y condiciones para las empresas del sector interesadas en patrocinar el evento como expositores.
TÉRMINOS GENERALES:
· AVEPA define el objetivo de la exposición y delimita su campo de acción.
· Los expositores son aquéllos a los que la organización ha enviado una confirmación en cuanto a espacio y precio de alquiler.
RESERVA DE ESPACIO
· El plano actualizado de la exposición comercial estará disponible siempre aquí.
Los cambios realizados en el plano se publicarán online y no se comunicarán expresamente a los expositores si AVEPA no considera que puedan afectar a su stand.
· AVEPA publicará el plano de la exposición comercial con tiempo suficiente y lo enviará a las empresas que hayan mostrado interés en participar en el congreso.
· Las empresas participantes en el mismo evento en su edición del año anterior tendrán prioridad para confirmar su participación y elegir ubicación de stand hasta el día 31 de diciembre de 2024.
· En el caso que el evento se celebre en una sede en la que ya se ha celebrado anteriormente, las empresas participantes tendrán prioridad sobre el espacio que tuvieron en la última ocasión en la que participó en dicha sede.
· Una vez adjudicados los espacios a las empresas participantes en la edición anterior, se ofrecerán los espacios disponibles a nuevas empresas.
· Un espacio se considerará reservado cuando algún miembro del equipo de AVEPA reciba en su correo electrónico un e-mail confirmando la reserva del mismo, y se adjunte este documento firmado, el cual incluye términos y condiciones.
· La organización alquila los espacios para los stands y los asigna; teniendo en cuenta las preferencias de los expositores siempre que sea posible. La organización se reserva el derecho a cambiar el espacio asignado, debido a circunstancias excepcionales, antes del inicio de la construcción del stand, sin que el expositor pueda hacer reclamaciones. El contrato de alquiler se mantiene no obstante en vigor.
PATROCINIOS
· Las opciones de patrocinio están disponibles aquí.
· Sólo las empresas con stand confirmado podrán contratar algún tipo de patrocinio dentro del evento.
· Los patrocinios se pactarán siempre por correo electrónico y no será necesaria la firma de contrato. AVEPA enviará un presupuesto que se deberá aceptar por email.
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN
· AVEPA realizará la distribución de los espacios del Palacio para la construcción de stand siguiendo la normativa de seguridad vigente.
· Todos los stands serán construidos con paneles modulares reutilizables y reciclables por la empresa contratada por AVEPA para tal hecho. No se permitirá la construcción de stands por empresas externas salvo que se adapten a la filosofía adoptada por AVEPA. En ese caso el plano de la construcción deberá ser enviado para la correspondiente autorización por parte de AVEPA con no menos de 3 meses de antelación del evento.
· La construcción de todos los stands incluyen moqueta, estructura modular, iluminación y potencia eléctrica. La modificación de cualquiera de estos elementos debe ser solicitado directamente a AVEPA.
· Los expositores podrán alquilar mobiliario y cualquier servicio gráfico a la empresa contratada oficialmente por AVEPA o con cualquier empresa externa. Para la implementación de estos elementos en el stand, los proveedores externos deberán coordinarse con AVEPA en términos de horario de entrega y recogida.
CELEBRACIÓN DEL EVENTO
· AVEPA enviará a los expositores detalles del montaje, celebración y desmontaje del evento con suficiente antelación.
· La organización se reserva el derecho a cambiar fechas y horas establecidas para abrir la exposición sin que los expositores puedan hacer reclamaciones. El contrato de alquiler se mantiene no obstante en vigor.
· No se permite alquilar el espacio de exposición total o parcialmente por parte de la empresa expositora a terceras partes.
· Sólo se puede distribuir material publicitario dentro del stand.
· No se puede utilizar amplificación de sonido sin el permiso de la organización.
· No se permite a los expositores tener sustancias inflamables, encender fuego o tener estufas encendidas sin el permiso de la organización y de acuerdo con las normas vigentes del servicio de incendios.
· No deben causarse molestias a los demás miembros de la exposición ni a los visitantes en general, según apreciación de la organización.
· Cualquier servicio de catering deberá ser solicitado a la empresa oficial del evento.
· Los expositores tienen la obligación de estar presentes o estar representados durante las horas en que la exposición esté abierta al público. Los expositores son libres de aceptar o denegar el acceso de ciertas personas a su stand, no obstante, la organización tiene acceso a los stands en todo momento.
· Los expositores están obligados a cumplir con cuantas instrucciones sean distribuidas por la organización o por el Servicio de Incendios, con respecto al montaje, construcción, decoración, publicidad, seguridad, mantenimiento y desmontaje de los respectivos stands. Si en el momento de abrir la exposición al público, alguno de los expositores no ha ocupado su stand o se sabe que no lo va a ocupar, la organización puede disponer de él sin necesidad de avisar o convocar al expositor y sin tener la obligación de devolver el dinero ya pagado o deducirlo del pago restante. En caso de no cumplir las instrucciones establecidas por la organización o/y el servicio de incendios se tomarán las medidas necesarias.
· La participación a la exposición corre a riesgo de los mismos expositores. El expositor indemnizará a la organización si se han causado daños a terceros, como consecuencia de su actuación en la exposición. La organización puede obligar a los expositores a que suscriban un seguro que cubra los daños a terceros. La organización no se responsabiliza de los objetos perdidos o dañados. Los expositores son responsables de su actuación y de la de aquéllos que directa o indirectamente actúen como empleados suyos.
· La organización fija la hora de desmontar los stands. Los objetos encontrados después de esta hora se almacenarán a riesgo del cliente. La organización tiene el derecho de vender públicamente o en privado dichos objetos el expositor tiene la obligación de dejar el espacio ocupado en las mismas condiciones que se le cedió. Si la organización considera que tienen que tomarse medidas para que el espacio vuelva a su estado original, el expositor tendrá que hacerse cargo de dichos gastos.
·En caso de que las condiciones establecidas no se cumplieran, el expositor en cuestión autoriza a la organización a cerrar o anular su stand antes o en el mismo momento sin que aquella sea responsable de las consecuencias ocasionadas al hacerlo. La organización decide en todos los casos en los que dichas condiciones no se cumplen. Las relaciones entre el participante y la organización se regularán según las leyes vigentes.
· En el caso de que el evento no se pudiera celebrar por causas ajenas a la organización, se cancelará cualquier asignación de espacio ya realizada y se devolverá el dinero que los expositores hubieran pagado hasta la fecha, deduciendo los gastos que la organización hubiera podido tener; dichos gastos se podrían asignar en su totalidad o en parte entre los expositores hasta un máximo del 15% de la cantidad a pagar por su correspondiente stand. Este reembolso se realizará en el curso de los 60 días después de la fecha de cancelación. La organización tiene derecho a cancelar la exposición sólo en circunstancias de gravedad.
. La organización del congreso pone a disposición de los expositores una zona de almacenaje pre y post evento. Las fechas de envío y recogida del material por parte de las empresas será especificado previamente dependiendo de la normativa de cada sede.
El no cumplimiento de las fechas establecidas implicará que el cargo extra que la sede facture a AVEPA sea trasladado a las empresas expositoras una vez finalizado el evento.
. En el caso de que una empresa contrate servicios de proveedores externos para la colocación de mobiliario y/o gráfica, éstos serán los responsables de recoger el material una vez finalizado el evento. El no cumplimiento de los tiempos establecidos previamente por la organización implicará que el cargo extra que la sede facture a AVEPA sea trasladado a las empresas expositoras.
FACTURACIÓN Y PAGO
· Las facturas se emitirán a partir del mes de mayo 2025.
· Las facturas deberán ser abonadas en su totalidad, al menos 30 días antes de la celebración del evento.
· Si el expositor se declara en bancarrota antes o durante la exposición, o si solicita o bien consigue hacer suspensión de pagos, el acuerdo se disolverá inmediatamente sin intervención judicial, si bien la organización conservaría los derechos de alquiler ya pagados o por pagar sin ninguna obligación a restituirlo.
· Si un expositor no paga el alquiler del stand en el plazo convenido, la organización puede declarar el contrato finalizado inmediatamente asegurándose que se haga responsable de los daños, mediante una cantidad igual a la suma que debe a la organización aumentada por los gastos ocasionados por la redistribución del espacio alquilado, aunque no ocupado, sin necesidad de avisarlo con anterioridad ni de intervención judicial alguna y sin que el expositor pueda hacer reclamaciones.
· Si un expositor deja de cumplir sus obligaciones con los organizadores en cuanto a la exposición, la organización puede retener sus mercancías en el mismo edificio donde ha tenido lugar la exposición o almacenarlos a cargo y riesgo del expositor sin necesidad de intervención judicial hasta tanto cumpla las obligaciones contraídas. La organización está autorizada a vender los artículos públicamente o en privado 30 días después de finalizada la exposición si no se han cumplido dichas obligaciones. Después de la venta, la organización se compromete a proceder a la liquidación de las ganancias de acuerdo con sus exigencias además del incremento de gastos de venta y almacenamiento. La organización está explícitamente autorizada por el participante a actuar en este sentido.
· Cualquier cancelación o cambio de la reserva original por parte del expositor deberá efectuarse por escrito a la Secretaría Técnica.
Para cancelaciones realizadas:
Antes del 15 de julio, el 50% del coste total del stand no será reembolsado.
A partir del 15 de julio, el 100% del coste total del stand no será reembolsado.
El hecho de no haber emitido factura aún en el momento de la cancelación y no haber hecho ningún pago, la empresa expositora deberá abonar la cantidad correspondiente arriba mencionada dada la contractualidad de la reserva.
CELEBRACIÓN DE ACTIVIDADES PARALELAS
Cualquier tipo de acto paralelo al Congreso organizado por empresas participantes, ya sean de tipo científico o social, durante los dos días anteriores o posteriores al inicio del Congreso en la ciudad sede del mismo, deberán contar con la aprobación del Comité Organizador.
Dicho Comité se reserva el derecho de exclusión de la compañía en la exposición comercial del Congreso, en caso de incumplimiento de esta norma.
La organización del Congreso facilitará y podrá aprobar a las empresas expositoras la organización de actos paralelos al congreso (científicos o sociales), dependiendo de la naturaleza de estos, siempre que no interfieran en las actividades de este, y dentro del marco del Congreso.
CLÁUSULA DE DERECHO DE ADMISIÓN
1.Definición y Alcance:
La junta directiva de AVEPA como responsable última del congreso y organizador, se reserva el derecho de admisión y expulsión de expositores del congreso. Este derecho se ejerce para asegurar el cumplimiento de las normas del congreso, el respeto entre los participantes, y la integridad y valores del evento y de AVEPA. La aplicación de este derecho es discrecional del organizador y puede ser invocado antes o durante el evento.
2. Criterios de Exclusión:
a. Comportamiento inapropiado o conducta que se considere ofensiva, disruptiva o peligrosa.
b. Incumplimiento de las normas y regulaciones del evento establecidas por el organizador.
c. Falta de pago de las cuotas acordadas para el alquiler del stand, o la existencia de alguna disputa legal en curso.
d. Proporcionar información falsa o engañosa en la solicitud del stand.
e. Cualquier otro comportamiento previo o durante el congreso, que, a juicio del organizador, pueda afectar negativamente la experiencia del congreso tanto para el organizador, como las empresa o asistentes participantes, la seguridad de los asistentes, o el correcto desarrollo de este u otros congresos de AVEPA.
3. Consecuencias de la Expulsión:
a. En caso de expulsión antes del evento, se retendrán los pagos realizados hasta la fecha como compensación por los preparativos realizados y las reservas de espacio.
b. En caso de expulsión durante el evento, no se realizarán reembolsos y el expositor deberá desalojar el stand inmediatamente.
4. No Discriminación:
El ejercicio del derecho de admisión y expulsión se realizará de manera justa y equitativa, sin discriminación por razones de raza, color, religión, sexo, nacionalidad, edad o discapacidad.